経理担当者が辞めたら？採用・派遣・経理代行（外注）の比べ方と引き継ぎ｜熊本の中小企業向け

「経理を任せていた社員が、来月で辞めることになった」「後任が決まらないまま、給与の支払日が近づいている」——経理を1人の担当者に任せている会社では、起こりやすいことです。

結論：後任を決める前に、「お金が動く日」と「ログイン・承認の権限」を確かめることが先です。 給与の支払日や税金の納付期限は、担当者がいなくても来ます。辞める本人の退職手続き（源泉徴収票・住民税の異動届・社会保険と雇用保険の資格喪失届）も、会社が期限内に行います。そのうえで後任は、採用・派遣・経理代行（外注）・社内での分担の4つを、始められるまでの期間、費用の考え方、仕事の頼み方、不在のときの備えで比べます。

この記事では、熊本の中小企業の経営者の方に向けて、次の3つを順に整理します。

1. 辞めると決まってから最終出社日までに、会社として確かめること
2. 辞める本人の退職手続きと、11月〜1月に抜ける場合に重なる期限
3. 後任を「採用・派遣・経理代行（外注）・社内での分担」から選ぶときの比べ方

辞めると決まったら、最初に何を確かめればいいですか

最終出社日までの日数と、そのあいだに来る「お金が動く日」を並べ、ログインと承認の権限を会社の側に移します。そのうえで、書類とデータの置き場所と、毎月の手順を書き出してもらいます。

引き継ぎに使える日数を数える

期間の定めのない雇用では、退職の申し出の日から2週間がたつと雇用が終わると民法に定められています（民法627条1項）。就業規則で「退職は1か月前までに申し出る」などと決めていても、引き継ぎに十分な日数がとれるとは限りません。残っている年次有給休暇を退職日までに使えば、一緒に出社できる日はさらに少なくなります。

お金が動く日を一覧にする

担当者がいなくても、次の期日は来ます。

税金の期限が土曜・日曜・祝日に当たるときは、その翌日（休日明け）が期限になります。源泉所得税の納付が遅れると、延滞税や不納付加算税がかかることがあります（国税通則法60条・67条）。

ログインと承認の権限を、会社の側で付け替える

担当者だけが知っているIDやパスワードで動いている業務がないかを確かめます。

• インターネットバンキング：担当者の利用者IDと、振込の承認の権限。削除や権限の変更は会社の管理者が行います（手続きは銀行ごとに違います）
• 会計・給与・経費のクラウドサービス：担当者のユーザーを削除し、権限を別の人に移します
• e-Tax：会社の利用者識別番号（利用者ID）と暗証番号。在職中に、暗証番号が会社で分かるかを確かめ、交代のときに変えておきます（国税庁は、第三者に知られた場合は速やかに変更するよう案内しています。e-Tax のよくある質問）。暗証番号がわからず再発行の届出をすると、登録済みの電子証明書も消えます（e-Tax のよくある質問）
• eLTAX：利用者IDと暗証番号に加えて、登録したメールアドレスを在職中に確かめます。辞める人しか受け取れないアドレス（個人のアドレスや、退職で消す本人名義の社内アドレス）なら、会社のアドレスに変えておきます。暗証番号の再設定はこのアドレスに届く案内で行うため、アドレスが使えないと再設定できず、利用届出をやり直して利用者IDを取り直すことになります（eLTAX の案内）
• メール：取引先からの請求書が、担当者個人のメールアドレスに届いていないか。届いているなら、送り先を会社の共有アドレスに変えてもらいます

パスワードを紙で受け取って使い続けるのではなく、会社の管理者が新しい担当者の権限を設定し、辞める人の権限は退職日に止めるのが基本です。

書類とデータの置き場所を確かめる

• 帳簿と書類：法人は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間です（国税庁 No.5930）
• 電子取引のデータ：メールで受け取った請求書のPDFなど、電子で受け取った取引の書類は、2024年1月からデータのまま保存する必要があります。印刷して紙で保存し、データを消す対応は認められません。担当者のパソコンや個人のメールボックスだけに残っていないかを確かめます（電子帳簿保存法は何をすればいい？）
• 給与の書類：扶養控除等申告書などは、提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存します（国税庁 No.2503）

手順と、進行中のものを書き出してもらう

• 毎月の手順（締めの日、仕訳のルール、給与の変動項目の集め方）
• 毎年の作業（年末調整、決算の準備、償却資産の申告）
• 進行中のもの（未払・未収、仮払金の精算、取引先と調整中の件）
• 連絡先（取引先の経理の窓口、金融機関、顧問税理士、社会保険労務士）

「引き継ぎ書を書いておいて」とだけ頼むと抜けが出やすいので、この一覧を渡して、1つずつ確認しながら埋めてもらうと、抜けを減らせます。

辞める本人の退職手続きは、誰がしますか

会社が行います。多くの会社では、これまで経理の担当者がしていた手続きです。本人の分を誰が行うかを、先に決めておきます。

• 健康保険：協会けんぽの場合、交付している資格確認書などを回収して資格喪失届に添えます
• 雇用保険：離職証明書は、資格喪失届に添えるのが原則です。本人が離職票を希望しない場合は省けます。ただし、離職の日に59歳以上の人は、本人が希望しなくても添えます
• 退職金を払う場合：退職所得の源泉徴収票も、退職の日以後1か月以内に本人に渡します。2026年1月1日以後に支払う退職金からは、役員に限らず全員分を税務署にも出します。税務署への提出も退職の日以後1か月以内ですが、その年に辞めた人の分をまとめて翌年1月31日（2027年は2月1日）までに出すこともできます（国税庁 No.7421）

辞めた後に残る住民税は、どう納めますか

給与から差し引いていた住民税のうち、辞めた後の月の分は、次のどれかで納めます。

• 転職先で引き続き差し引く：転職先が決まっている人は、本人が転職先を通じて申し出れば、残りを転職先の給与から差し引く形にできます。1月1日〜4月30日に退職する人も使えます。申し出の期限は、給与の支払を受けなくなった月の翌月10日（4月に辞めた場合は4月30日）です。4月中の申し出は、市区町村が難しいと判断すると認められないことがあります（地方税法321条の4第5項）。会社は異動届の「特別徴収継続の場合」の欄に転職先を書き、転職先には差し引きを始める月と毎月の額を伝えます（熊本市の異動届出書と記載例3）
• 1月1日〜4月30日に退職する人：転職先で引き続き差し引く場合を除き、本人から申し出がなくても、残りを一括で差し引きます。5月31日までに払う給与や退職金が残りの税額を超える場合に限ります（地方税法321条の5第2項、熊本市の異動届出書の記載要領）
• 6月1日〜12月31日に退職する人：辞める月の末日までに本人から申し出があれば、残りを一括で差し引きます。この場合も、これから払う最後の給与や退職金が残りの税額を超える場合に限ります。辞めることが決まったら、最後の給与を払う前に本人の希望を確かめます（地方税法321条の5第2項、地方税法施行規則9条の23）
• どれにも当たらない場合：残りは本人が、市区町村から届く納税通知書で納めます。一括で差し引けるだけの給与や退職金がない場合も、こちらになります

11月〜1月に抜ける場合は、何が重なりますか

この時期は、1年分の給与の精算と、1月末の提出物が集中します。令和8年分（2026年分）は次のとおりです。2027年は1月31日が日曜日のため、1月31日が期限のものは2月1日（月）が期限になります。源泉徴収票を従業員に渡す期限も、2月1日（月）です。

この時期に抜けるなら、年末調整と1月の提出物を誰が行うかを、退職の申し出を受けた時点で決めてください。顧問税理士に頼める範囲も、早めに確かめておきます。令和8年分の変更点と準備の進め方は年末調整 令和8年分（2026年）の変更点と準備リストに、マネーフォワード クラウドで行う場合の流れはマネーフォワード クラウド年末調整の使い方にまとめています。

後任はどう決めればいいですか

選択肢は大きく4つです。目安は次のとおりです。

• 経理だけでなく、総務や人事の仕事も社内で任せたい → 採用（決まるまでのつなぎに派遣）
• 自社のやり方を変えずに、人手を早く補いたい → 派遣
• 毎月の作業の量が安定していて、担当者の入れ替わりの影響を受けにくい形にしたい → 経理代行（委託先が何人で担当するかを確かめたうえで）
• 取引が少なく、自動化できる部分が多い → 社内での分担

組み合わせることもできます。たとえば、給与計算と支払データの作成だけを外部に任せ、記帳は社内で行う形です。4つを比べると次のとおりです。

後任を採用する場合

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）によると、熊本県の「経理事務」の賃金（年収）は407.5万円（令和7年賃金構造基本統計調査を加工した値）、ハローワークの求人賃金（月額）は20.2〜26.8万円、有効求人倍率は0.61です（求人賃金と有効求人倍率は令和7年度の値。job tag「経理事務」、2026年11月確認）。ハローワークの統計では、求人より求職者の方が多い職種です。いずれも「経理事務員」などの職業分類の統計で、企業規模や経験年数によって幅があります。

雇う側には、給与のほかに社会保険料の会社負担が加わります。協会けんぽ熊本支部の会社の場合、健康保険・厚生年金保険・子ども・子育て支援金と拠出金・雇用保険の会社負担を合わせて、2026年度は給与のおおむね15.5%です（40〜64歳の人は介護保険が加わり約16.3%）。このほかに労災保険料がかかります。健康保険と厚生年金の保険料は標準報酬月額にかかるため、実際の割合は人によって少し変わります（協会けんぽ 令和8年度の保険料率、厚生労働省 令和8年度の雇用保険料率）。

採用するなら、次に辞めたときにあわてずに済むよう、手順書を残し、ログインと承認の権限を会社の側で管理する形にしておくことをおすすめします。

派遣を受け入れる場合

派遣会社に雇われた人が自社で働き、自社（派遣先）が直接仕事を指示します。自社のやり方で進めてもらえるのが利点です。

• 料金の目安：厚生労働省の集計では、会計事務従事者の派遣料金は1日（8時間換算）19,227円です（令和6年度の速報・全国の平均。消費税込みで、事業所ごとの平均を単純に平均した値。令和6年度 労働者派遣事業報告書の集計結果）。熊本県の値は公表されていません
• 受け入れられる期間：同じ派遣労働者を、同じ組織単位（課など）で受け入れられるのは3年までです。派遣会社に無期雇用されている人や、60歳以上の人などは対象外です（労働者派遣法40条の3）。事業所として派遣を受け入れられる期間も原則3年で、延長には過半数労働組合などの意見を聴く手続きが要ります（同40条の2）
• 辞めた本人は受け入れられない：自社を辞めた人は、離職の日から起算して1年を経過する日までは、派遣労働者として受け入れられません（同40条の9。60歳以上の定年で退職した人は例外）
• 紹介予定派遣：直接雇用を前提に、派遣で最長6か月働いてもらってから雇うかどうかを決める方法もあります

経理代行（外注・業務委託）に任せる場合

記帳・給与計算・経費精算・支払データの作成などを、契約で決めた範囲で外部に任せます。経理の外注・アウトソーシングとも呼ばれます。委託先が自らの手順と体制で処理するため、担当者の休暇や退職で業務が止まりにくい形をつくれます。委託先が何人で担当するかは、契約の前に確かめてください。

• 頼み方が違う：派遣とのいちばんの違いは、誰が仕事の指示をするかです。依頼や修正は委託先の窓口に伝えます。委託先の担当者に社員と同じように直接指示して働いてもらう形は、契約の名前が業務委託でも、実態として派遣と判断されるおそれがあります（厚生労働省「労働者派遣事業と請負により行われる事業との区分に関する基準」）
• 社内に残る仕事がある：領収書や請求書を期限までに渡すこと、振込の承認と送金、勤怠の締めなどは、任せる範囲によって社内に残ります
• 決算・申告とのつながり：記帳の代行は税理士でなくてもできますが、申告書の作成や税務相談は税理士・税理士法人の業務です（税理士法52条）。記帳を任せる先と決算・申告を頼む先が違う場合は、数字の受け渡しと確認の段取りも決めておきます

当法人の経理代行プランで任せられる範囲・料金・毎月の流れは、経理代行プランにまとめています。記帳を社内で続けるか任せるかの選び方は、記帳代行とクラウド会計（自計化）はどう違う？で整理しています。

社内で分担し、クラウド会計で作業を減らす場合

銀行・カードの明細の自動取込や、請求書・経費精算・給与のクラウド化で作業を減らし、社長やほかの社員で分担する方法です。取引や従業員が少なく、支払の多くが口座振替やカード払いの会社に向いています。顧問税理士には、設定とチェックを頼みます。

分担した人は兼務になるので、繁忙期や休暇のときに止まりやすくなります。誰が何を担当し、誰が承認するかを決めておいてください。マネーフォワード クラウドでどこまで作業を減らせるかは、バックオフィス業務はここまで効率化できるでご紹介しています。

外部に任せる前に、何を決めておけばいいですか

1. 範囲：記帳・給与計算・経費精算・支払データの作成のうち、どこまで任せるか。何を社内に残すか
2. 期日：領収書などを渡す期限と、給与計算・振込データの納期。給与の支払日や取引先への支払日から逆算します
3. 責任：データの誤りを誰が直すか。振込の承認と送金を誰が行うか
4. 個人情報とマイナンバー：給与計算とあわせて、年末調整や源泉徴収票の作成、給与ソフトに登録したマイナンバーの管理などを任せると、従業員のマイナンバーを扱う事務を委託することになります。会社には委託先を監督する義務があり（番号法11条）、再委託には会社の許諾が要ります（同10条）。個人情報保護委員会のガイドラインは、秘密保持、持ち出しの禁止、目的外利用の禁止、再委託の条件、漏えいなどが起きたときの委託先の責任、契約終了後の返却・廃棄などを契約に盛り込むよう求めています（特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編））
5. 社会保険・労働保険の手続き：誰が行うか。代行を頼むなら、原則として社会保険労務士です
6. 決算・申告とのつながり：記帳した数字を、誰が確認して決算・申告につなげるか

まとめ

• すぐに：最終出社日までの日数を数え、そのあいだの給与支払日・取引先への支払日・税金の納付期限を並べる。退職の申し出から2週間で雇用が終わることもある
• 最終出社日までに：ログインと承認の権限を会社の側に移し、書類とデータの置き場所を確かめ、手順と進行中のものを書き出してもらう
• 退職したら：社会保険の資格喪失届（5日以内）、雇用保険の資格喪失届（10日以内）、住民税の異動届（翌月10日まで）、源泉徴収票の交付（1か月以内）
• 11月〜1月に抜けるなら：令和8年分の年末調整と、2027年2月1日（月）が期限の給与支払報告書・法定調書などを誰が行うかを決める
• 後任は：採用・派遣・経理代行（外注）・社内での分担を比べて決める。外部に任せるなら、範囲・期日・責任・マイナンバーの扱いを契約で決める

※この記事は2026年11月時点の法令と、国税庁・厚生労働省・日本年金機構・熊本市などの資料にもとづく一般的な説明です。令和8年熊本地震により、熊本県八代市・宇土市・宇城市・八代郡氷川町に納税地がある方は、2026年7月28日以後に来る国税の申告・納付などの期限が延長されています（源泉所得税の納付は、給与を支払う事務所がこれらの地域にある場合に限ります。延長後の期限は別途告示されます。国税庁の案内）。この記事の期限の表は、これらの地域の方には当てはまらないことがあります。それ以外の地域の方も、被災により期限までに申告・納付などができない場合は、税務署への申請で期限の延長を受けられることがあります。住民税や償却資産の申告など、地方税の期限は県・市町村の案内をご確認ください。実際の手続きや判断にあたっては、税理士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。