「電子帳簿保存法って、結局何をすればいいの？」「うちみたいな小さい会社でも対応が必要？」「メールで届いた請求書は、印刷して綴じておけばいい？」——顧問先からよくいただくご質問です。
電子帳簿保存法のうち「電子取引データの保存」は、2024年1月からすべての事業者の義務になっています。一方で、「何をどこまでやればいいのか」が分かりにくく、対応が後回しになっている中小企業が多いのも実情です。
この記事では、中小企業が最低限やるべきことに絞って整理します。
まず3つの区分を分ける
電子帳簿保存法は、税務関係の帳簿・書類を電子データで保存するためのルールで、大きく3つの区分があります。義務なのは3つめだけです。
| 区分 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・決算書類をデータのまま保存する | 任意（紙で保存してもよい） |
| ② スキャナ保存 | 紙で受け取った請求書・領収書をスキャンして電子保存する | 任意（紙のまま保存してもよい） |
| ③ 電子取引データの保存 | 請求書・領収書などの取引情報を、電子データでやりとりした場合に、データのまま保存する | 義務（2024年1月から全事業者） |
③でよく見落とされるのが、受け取ったものだけでなく、自社が電子データで送ったものも対象になることです。
受け取ったもの
- メールで受信した請求書・見積書・領収書のPDF
- AmazonなどのECサイトからダウンロードした領収書
- クラウドサービス（Google Workspace、AWSなど）の利用明細
- ペーパーレスFAXで受信したデータ
自社が送ったもの
- メールに添付して取引先へ送った請求書・見積書・注文書のPDF
- クラウド請求書サービスから取引先に交付した請求書のデータ
これらは印刷して紙で保存するだけでは、原則として保存したことになりません。 データのまま保存する必要があります。
紙で届いた書類は、これまでどおり紙のまま保存して構いません。 義務があるのは「取引情報を電子データでやりとりした場合」だけです。「すべての書類を電子化しなければならない」という誤解が多いのですが、そうではありません。
保存の要件は「真実性」と「可視性」
電子取引データの保存要件は、大きく真実性の確保と可視性の確保の2つに整理できます。
① 真実性の確保（改ざん防止。いずれか1つ）
- タイムスタンプを付与する
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システムで保存する
- 改ざん防止のための事務処理規程を作成し、守る
システムを入れなくても、事務処理規程の作成・運用だけで満たせます。 国税庁がひな形を公開しており、これが最も手軽な方法です。
② 可視性の確保
こちらは検索機能だけではありません。次の2つが必要です。
- 画面表示・書面出力ができる環境 … 税務調査のときに、保存したデータを速やかにディスプレイに表示し、書面に出力できること。パソコンやプリンタを事務所に常設していなくても、調査の際に近隣の有料プリンタなどで速やかに出力できれば差し支えありません
- 検索できる状態 … 「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できること。専用システムがなくても、後述するファイル名のルールで対応できます
保存に使うシステムによっては、システムの概要書・操作説明書などの備付けが必要になる場合もあります。自社の保存方法に応じてご確認ください。
基準期間（2期前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索機能はなくても構いません。 また、出力した書面を取引年月日・取引先ごとに整理して提示・提出できる場合も同様です。小規模な事業者ほど、実際のハードルは下がっています。
具体的な対応は3ステップ
多くの中小企業は、「保存フォルダ」「ファイル名のルール」「事務処理規程」の3つで対応できます。
保存フォルダを整備する
電子取引データ専用のフォルダを作り、年・月で整理します。
電子取引データ/
├ 2026年/
│ ├ 01月/
│ ├ 02月/
│ └ …
└ 事務処理規程.pdf
Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージに置けば、社内での共有もバックアップも容易です。
ファイル名のルールを決める
検索の要件を満たすために、ファイル名に「取引年月日・金額・取引先」を入れるルールを決めます。
例：20260215_33000_株式会社ABC_請求書.pdf （取引年月日＿金額＿取引先名＿書類種別）
これは国税庁も示している実務的な方法です。ただし前提があります。原則的な検索の要件には、3項目での検索に加えて日付・金額の範囲指定と2項目以上の組み合わせ検索も含まれます。税務調査の際にデータのダウンロードの求めに応じられる運用にしていれば、範囲指定と組み合わせ検索は不要になるため、ファイル名のルールだけで足ります。
事務処理規程を作成する
改ざん防止の措置として最も手軽なのが、事務処理規程です。国税庁が公開しているひな形（法人用・個人事業者用）を自社に合わせて手直しすれば足ります。責任者、保存場所とファイル名のルール、訂正・削除するときの手続きを定めます。
どうしても対応できない場合の猶予措置
「システムを入れる資金がない」「人手が足りず社内の仕組みづくりが間に合わない」など、要件どおりに保存できないことについて相当の理由があると税務署長が認める場合は、猶予措置があります。事前の申請は不要で、税務調査の際に
- 電子取引データのダウンロードの求めに応じられること
- そのデータを印刷した書面の提示・提出の求めに応じられること
の両方ができれば、改ざん防止や検索の要件を満たしていなくても、ひとまずデータを保存しておくだけで認められます。
ただしこれは「対応しなくてよい」という意味ではなく、データ自体の保存（捨てない・消さない）は必要です。恒久的な措置とはいえ、上の3ステップは難しいものではないので、早めに整えておくことをおすすめします。
対応しないとどうなるか
よく「青色申告が取り消される」と言われますが、国税庁は、保存要件を満たしていないことをもってただちに青色申告の承認取消しや、経費として認めないといった扱いにはならない（総合的に判断する）と明らかにしています。過度に恐れる必要はありません。
一方で、電子取引データを改ざん・隠蔽して申告した場合は、重加算税が通常より10%上乗せされます。また、保存すべきデータが残っていないと、税務調査で取引の説明に手間取り、余計な疑いを招くことにもなります。「罰則があるから」ではなく、自社の記録を守るための対応と考えるのが実態に合っています。
クラウド会計を使っているなら、多くを自動化できます
マネーフォワードやfreeeなどのクラウド会計サービスには、電子帳簿保存法に対応した保存機能が備わっています。
- 電子取引データの取込み・保存（訂正・削除の履歴が残る）
- 取引年月日・金額・取引先での検索
- 帳簿側（①電子帳簿等保存）への対応
証憑の保存機能を設定し、書類の受け取り経路を連携すれば、フォルダ整理やファイル名の付け替えを手作業で続けるより確実です。ただし、「ソフトを契約しただけ」では対応になりません。 対象となる機能や満たせる保存要件は製品・契約プランによって異なりますし、連携から漏れた書類は手当てが必要です。どの書類をどの経路で受け取り、どこに保存するかの流れを最初に決めてください。マネーフォワードの場合の設定はクラウド請求書の記事でも触れています。
なお、Google Driveに証憑を置いて税理士と共有する運用は便利ですが、共有ドライブに置くだけでは電子帳簿保存法の要件を満たしません。この点はGoogle Workspaceの記事で詳しく書いています。
よくあるご質問
Q. 個人事業主も対象ですか。
はい。法人・個人事業主を問わず、電子取引を行うすべての事業者が対象です。フリーランスの方がネットで買った消耗品の領収書も対象になります。
Q. 電子データと紙、両方で同じ請求書を受け取った場合は？
書面と電子データの内容が完全に同じで、どちらを正本として扱うかを社内で決めている場合は、正本とした一方の保存で足ります。ただし、メール本文などに支払条件のような書面を補う取引情報が含まれている場合は、その電子データも保存してください。
Q. 保存期間はどれくらいですか。
電子帳簿保存法が独自に定めているのではなく、そのデータに対応する書類について所得税法・法人税法・消費税法などで定められた期間に従います。
- 法人 … 原則7年（一定の欠損金が生じた事業年度は10年）
- 個人事業主 … 書類の種類や青色・白色申告の区分により5年または7年
- インボイス（適格請求書等）として保存するもの … 7年
クラウドストレージに置く場合は、解約時にデータを失わないよう注意してください。
まとめ：最低限やるべき4つのこと
- 対象を把握する（受け取ったデータだけでなく、自社が送った請求書なども対象）
- 保存フォルダを整備する（年月別に整理、クラウドストレージ推奨）
- ファイル名のルールを決める（日付＿金額＿取引先＿種別）
- 事務処理規程を作成する（国税庁のひな形を手直し）
クラウド会計の証憑保存機能を設定すれば、この対応の多くを自動化できます（対象範囲は製品・契約プランによります）。
※この記事は2026年8月時点の法令にもとづいています。制度の詳細は国税庁の電子帳簿保存法のページをご確認ください。
